Polityka prywatności AFK Centrum Obsługi Biznesu

Informacje ogólne

Administratorem Danych Osobowych (podmiotem przetwarzającym dane):

  1. powierzonych przez użytkowników przez strony internetowe:

www.afk-cob.pl

www.afkcob.pl

  1. przetwarzanych w systemie enova365 w związku ze świadczeniem usług rachunkowych biura AFK COB
  2. przetwarzanych w związku z usługą wirtualnego biura AFK COB
  3. przetwarzanych w związku wynajmem sal w siedzibie spółki

jest spółka AFK Centrum Obsługi Biznesu Sp. z o.o. (w skrócie AFK COB) z siedzibą we Wrocławiu (50-559), ul. Świeradowska 51/57, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000327942, posiadająca NIP: 8992664769.

Użytkownicy, których dane są przetwarzane nazywani są odpowiednio:

ad a) Firmowe strony internetowe

ad b) Obsługa Księgowa

ad c) Wynajem Wirtualnego Biura

ad d) Wynajem Sal.

Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

AFK COB przetwarza dane osobowe na podstawie zgody wyrażonej przez osobę, której dane dotyczą (tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako RODO). Jednocześnie zastrzega się, iż AFK COB uprawniony jest również do przetwarzania danych w celu ochrony swoich prawnie uzasadnionych interesów w sytuacji, gdy nadrzędnego charakteru nad w/w interesami nie mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane osobowe, o których mowa powyżej, AFK COB przetwarzać będzie przez okres korzystania przez osobę, której dane dotyczą z Firmowych stron internetowych, Obsługi księgowej, Wynajmu wirtualnego biura, Wynajmu sal do momentu:

ad a) otrzymania od w/w osoby żądania usunięcia jej konta na Firmowych stronach internetowych lub żądania usunięcia zgromadzonych danych osobowych Firmowe strony internetowe

ad b) rozwiązania, wypowiedzenia lub wygaśnięcia umowy Obsługi Księgowej

ad c) rozwiązania, wypowiedzenia lub wygaśnięcia umowy Wynajmu wirtualnego Biura

ad d) rozwiązania, wypowiedzenia lub wygaśnięcia umowy Wynajmu Sal.

Cel przetwarzania danych osobowych przez AFK COB

Usługa

Cel przetwarzania danych

Firmowe strony internetoweUsługi dostępu do stron WWW.
Cele informacyjno-marketingowe.
Obsługa księgowaPrawidłowe świadczenie usługi.
Wynajem BiuraPrawidłowe świadczenie usługi.
Wynajem SalPrawidłowe świadczenie usługi.

Pliki Cookies

Przez pliki Cookiem należy rozumieć dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe przechowywane w urządzeniach końcowych użytkowników przeznaczone do korzystania ze stron internetowych. Pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie użytkownika i odpowiednio wyświetlić stronę internetową dostosowana do jego indywidualnych preferencji. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony, której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.

AFK COB stosuje trzy rodzaje plików cookies – sesyjne, stałe oraz zewnętrzne. Pierwsze z nich są to pliki tymczasowe. Pozostają one na urządzeniu użytkownika aż do wylogowania z Firmowej strony Internetowej, wylogowania z Panelu Klienta lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). Stałe pliki pozostają na urządzeniu użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies albo do momentu ich ręcznego usunięcia przez użytkownika. Cookies zewnętrzne oznaczają cookies zamieszczane przez partnerów AFK COB.

AFK COB używa pliki cookies (sesyjne i stałe) w celu dostosowania zawartości Firmowych stron internetowych do preferencji i potrzeb użytkowników oraz utrzymania sesji użytkownika serwisu (po zalogowaniu), dzięki której użytkownik nie musi na każdej podstronie serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła. Pliki cookies niezbędne są również do optymalizacji Firmowych stron internetowych a także w celu zapewnienia niezawodności i bezpieczeństwa w ich funkcjonowaniu oraz w celu przygotowania różnych badań, analiz i anonimowych statystyk. Zewnętrzne pliki cookies wykorzystywane są do prezentowania treści multimedialnych, które są pobierane z zewnętrznego serwisu internetowego, np. youtube.com., do zbierania ogólnych i anonimowych danych statycznych za pośrednictwem narzędzi analitycznych, np. Google Analytics, prezentowania reklam dostosowanych do preferencji użytkownika z wykorzystaniem narzędzia internetowej reklamy, np. Google AdWords oraz do wykorzystania funkcji interaktywnych w celu popularyzacji Stron internetowych za pomocą serwisów społecznościowych, m.in. takich jak Facebook.com.

Mechanizm cookies nie pozwala na pobieranie jakichkolwiek danych osobowych ani żadnych informacji poufnych z urządzenia. Dane te zbierane są wyłącznie w celu wykonania określonych funkcji na rzecz użytkownika.

Standardowo oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych domyślnie dopuszcza umieszczanie plików cookies na urządzeniu końcowym. Ustawienia te mogą zostać zmienione w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym przesłaniu na urządzenia użytkownika. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej).

Wyłączenie plików cookies uniemożliwi prawidłowe działanie funkcjonalności dostępnej dla Firmowych stron internetowych.

Dane przetwarzane po zalogowaniu się do Panelu Klienta enova365

AFK COB jest dystrybutorem systemu ERP enova365. AFK COB administruje danymi osobowymi firm obsługiwanych w w/w systemie i powierzonymi jej przez użytkowników systemu enowa365. Choć powierzenie AFK COB w/w danych osobowych do przetwarzania nie ma charakteru obowiązkowego, bez tych danych świadczenie usług Obsługi księgowej jest niemożliwe.

Korzystając z systemu ERP enova365, ich użytkownik może wprowadzić do nich także dane osobowe, co do których sam posiada status administratora (dane swoich kontrahentów, pracowników czy współpracowników). AFK COB nie jest administratorem tych danych – oferowany system ERP enova365 stanowi wyłącznie narzędzie udostępniane użytkownikowi w tym zakresie. Z uwagi na specyfikę systemu ERP enova365, wprowadzone do niego dane zamieszczone zostaną na serwerach AFK COB. Wszelkie przetwarzanie tak powierzonych danych prowadzone jest na zasadach określonych w art. 28 i n. RODO. AFK COB jest w tym wypadku podmiotem przetwarzającym – Procesorem.

Inne źródła pozyskania danych osobowych przez AFK COB

AFK COB w celu należytej realizacji usług będzie przetwarzać także wszelkie inne dane powierzone przez Klientów. Dane te mogą zostać przekazane do AFK COB w formie listu (pocztą lub kurierem), osobiście, pocztą email oraz innymi kanałami komunikacji elektronicznej.

Sposób przetwarzania danych osobowych

W celu zapewnienia bezpieczeństwa powierzonych danych osobowych, AFK COB zobowiązuje się przetwarzać te dane z zastosowaniem przyjętych zasad bezpieczeństwa i przy użyciu wszelkich dostępnych środków technicznych. Osoby upoważnione przez AFK COB do dostępu do przetwarzanych danych osobowych zobowiązane są do przestrzegania powyższych regulacji oraz zachowania poufności zarówno w zakresie treści przetwarzanych danych, jak i środków użytych do ich zapewnienia.

Powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom trzecim

AFK COB zastrzega sobie prawo do przekazywania danych osobowych podmiotom trzecim – podwykonawcom oraz dostawcom usług (np. serwerownie, dostawcy rozwiązań informatycznych stosowanych do obsługi klienta). Powyższym podmiotom dane powierzane są w minimalnym zakresie, koniecznym do realizacji danego świadczenia. Upoważniony podwykonawca lub dostawca usług zobowiązany jest do przestrzegania zasad i wytycznych zapewniających bezpieczeństwo przetwarzanych powierzonych danych osobowych.

Dodatkowo z mocy prawa AFK COB może zostać zobowiązany do udostępnienia przetwarzanych danych osobowych przez sądy, prokuraturę, służby porządkowe, administrację skarbową i inne instytucje i podmioty, którym obowiązujące przepisy prawa przyznają takie uprawnienie.

AFK COB podkreśla również, iż powierzone dane osobowe mogą zostać przekazane na serwery do państw trzecich, starając się jednocześnie powierzać je kontrahentom posiadającym certyfikat Privacy Shield bądź stosującym modelowe klauzule umowne.

AFK COB nie sprzedaje ani nie udostępnia powierzonych danych jakimkolwiek innym podmiotom. Przetwarzanie danych powierzonych AFK COB przez podmioty trzecie ma na celu jedynie sprawną realizację świadczonych przez AFK COB usług.

AFK COB oświadcza, iż powierzone dane mogą przekazywane także podmiotom trzecim – radcom prawnym, doradcom podatkowym oraz innym specjalistom współpracującym z AFK COB w ramach świadczenia Usług. Podmiotom tym dane powierzone zostaną w zakresie koniecznym do prawidłowej realizacji Usług, po zobowiązaniu w/w do przestrzegania przyjętych przez AFK COB zasad zapewniających bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych.

Informacja handlowa

Jednocześnie z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych, użytkownik wyrazić może zgodę na otrzymywanie informacji handlowej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, przesyłana przez AFK COB. Przesyłana na mocy w/w zgody korespondencja e-mailowa ma charakter informacyjno-marketingowy, obejmując zarówno wiadomości i poradniki dot. wszelkiego rodzaju regulacjach wiążących przedsiębiorców w Polsce oraz w Unii Europejskiej, jak i informacje o nowych funkcjonalnościach Stron internetowej oraz o ofertach AFK COB i partnerów.

Marketing bezpośredni

W odniesieniu do art. 14. ust. 1 i 2 RODO informujemy, że:

Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz motywu (47) RODO, AFK COB może przetwarzać dane osobowe na potrzeby marketingu bezpośredniego na podstawie uzasadnionego interesu administratora. Dane pozyskiwane są z publicznej bazy CEiDG w zakresie: nazwa firmy, imię, nazwisko, adres działalności, adres korespondencyjny, email, NIP, Regon, data rozpoczęcia działalności, PKD. Odbiorcą danych osobowych jest Poczta Polska SA (dane korespondencyjne). Pozyskane dane nie są poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji. Dane te nie są przekazywane do odbiorcy w państwie trzecim.

Okres przechowywania danych ograniczony jest do czasu potrzebnego na przygotowanie kartki reklamowej. Dane w momencie wysyłki zostaną usunięte z bazy marketingowej.

Osoba, której dane zostały pozyskane, ma prawo do: żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, przenoszenia danych osobowych, cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) gdy uzna, że przetwarzanie danych osobowych jej dotyczących narusza przepisy RODO.

Prawa osoby, której dotyczą dane

Osoba, której dane osobowe przetwarzane są przez AFK COB, może żądać:

  1. potwierdzenia przetwarzania jej danych osobowych przez AFK COB wraz z informacjami wskazanymi w art. 15 ust. 1 RODO, zawartymi także w niniejszej polityce prywatności. Jednocześnie osoba ta ma prawo żądać przekazania kopii jej danych osobowych, które przetwarzane są przez AFK COB;
  2. niezwłocznego sprostowania jej danych osobowych lub uzupełnienia danych niekompletnych, jeżeli przetwarzane przez AFK COB dane są sprzeczne z ich rzeczywistym kształtem bądź względem w/w niekompletne;
  3. usunięcia przetwarzanych przez AFK COB danych w sytuacji, gdy:
  1. dane te nie są już niezbędne do celów stanowiących podstawę ich przetwarzania;
  2. zgoda stanowiąca podstawę przetwarzania danych osobowych została przez daną osobę cofnięta;
  3. wniesiony został uzasadniony sprzeciw, o którym mowa w dalszej części niniejszej polityki;
  4. dane osobowe przetwarzane były przez AFK COB niezgodnie z prawem;
  5. obowiązek usunięcia danych osobowych wynika z przepisów prawa wspólnotowego bądź krajowego;
  6. zgoda na przetwarzanie danych osobowych została wyrażona przez osobę małoletnią, młodszą niż 16 lat.

W przypadku upublicznienia danych, w sytuacji o której mowa powyżej osoba, której dane dotyczą może żądać również podjęcia przez w/w rozsądnych działań (z uwzględnieniem kosztów i dostępnej technologii) zmierzającą do powiadomienia innych administratorów przetwarzających kopię czy replikację danych o żądaniu usunięcia danych (tzw. prawo do bycia zapomnianym);

  1. ograniczenia przetwarzanych przez AFK COB danych w sytuacji, gdy:
  • osoba kwestionuje prawidłowość danych w sposób określony w pkt. 2 powyżej lub wobec złożenia sprzeciwu, o którym mowa w dalszej części niniejszej polityki prywatności – na okres pozwalający AFK COB na sprawdzenie poprawności przetwarzanych danych bądź rozpoznania zasadności sprzeciwu;
  • w sytuacji, gdy pomimo sprzeczności przetwarzania danych z przepisami prawa osoba, której dane dotyczą, zamiast usunięcia danych chce jedynie ograniczyć ich zakres w zbiorze AFK COB;
  • ustała konieczność przetwarzania danych osobowych dla AFK COB, jednak osoba, której dane dotyczą, potrzebuje ich dalszego przetwarzania dla celów ustalenia, dochodzenia lub obrony swych roszczeń;

W okresie ograniczenia przetwarzania danych osobowych, AFK COB uprawniony jest do przechowywania danych, a ich przetwarzanie możliwe jest tylko za zgodą osoby, której dane dotyczą, bądź też w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej albo z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii lub państwa członkowskiego.

  1. wydania jej tych danych osobowych, które dostarczyła administratorowi, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Dane mogą zostać wydane w/w osobie, jak i – gdy jest to technicznie możliwe – przekazane bezpośrednio administratorowi wskazanemu przez osobę, której dane dotyczą.

Odmowa zrealizowania w/w żądań przez AFK COB musi znajdować uzasadnienie w przepisach powszechnie obowiązującego prawa, a w szczególności w RODO.

Celem uniknięcia wątpliwości należy podkreślić, iż każda osoba, która wyraziła zgodę na przetwarzanie jej danych, uprawniona jest do ograniczenia i/lub cofnięcia zgody na w/w i zobowiązania AFK COB do usunięcia przetwarzanych danych osobowych. AFK COB zastrzega, iż z uwagi na specyfikę Firmowych stron internetowych, żądanie takie może prowadzić do zablokowania części ich funkcjonalności bądź do całkowitego usunięcia konta danego Użytkownika, co może uniemożliwić korzystanie z Firmowych stron internetowych.

Osoba, której dotyczą dane, może skorzystać z wyżej omówionych praw poprzez:

  • skorzystanie z formularza;
  • przesłanie stosownego żądania na adres e-mail Administratora Ochrony Danych – rodo@AFK COB.pl;
  • przesłanie stosownego żądania na adres AFK COB – AFK Centrum Obsługi Biznesu Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, z adresem ul. Świeradowska 51/57, 50-559 Wrocław.

Sprzeciw

Niezależnie od uprawnień omówionych w poprzednich akapitach, osobie której dotyczą przetwarzane dane przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych:

realizowanego w ramach:

  • czynności niezbędnych do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO, lub
  • ochrony prawnie uzasadnionych interesów AFK COB w sytuacji, gdy nadrzędnego charakteru nad w/w interesami nie mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, lub
  • realizowanego w sposób zautomatyzowany (w ramach tzw. profilowania), lub
  • realizowanego dla celu marketingu bezpośredniego.

W przypadku wniesienia sprzeciwu, AFK COB niezwłocznie ograniczy przetwarzanie danych osobowych na zasadach określonych w poprzednim rozdziale. Następnie w przypadku zasadnego charakteru sprzeciwu, dane osobowe zostaną usunięte przez AFK COB, o ile za ich dalszym przetwarzaniem dla celów innych niż marketingowe nie będą stały ważne, prawnie uzasadnione podstawy, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą lub dane nie będą stanowić podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. W przypadku złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych dla celów marketingu bezpośredniego, AFK COB zaprzestanie przetwarzania tych danych w w/w celu.

Osoba, której dotyczą dane, może złożyć sprzeciw poprzez:

  • skorzystanie z formularza;
  • przesłanie stosownego żądania na adres e-mail Administratora Ochrony Danych – rodo@AFK COB.pl;
  • przesłanie stosownego żądania na adres AFK COB – AFK Centrum Obsługi Biznesu Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, z adresem ul. Świeradowska 51/57, 50-559 Wrocław.

Administrator Ochrony Danych oraz Organ Nadzoru

Administrator Ochrony Danych Osobowych jest organem nadzoru nad bezpieczeństwem przetwarzania danych osobowych oraz zapewnieniem realizacji wszelkich praw przewidzianych dla osób, których dane dotyczą.

Kontakt z Administratorem Ochrony Danych Osobowych w jakiejkolwiek sprawie dotyczącej przetwarzania danych osobowych możliwy jest pod adresem rodo@AFK COB.pl lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej, nadanej na adres AFK COB – AFK Centrum Obsługi Biznesu Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, z adresem ul. Świeradowska 51/57, 50-559 Wrocław – z dopiskiem Administrator Ochrony Danych Osobowych.

Osoby, której dotyczą dane, uprawnione są również do wniesienia skargi do właściwego miejscowo Organu Nadzoru, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na adres ul. Stawki 2, Warszawa 00-193.

Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych niniejszą polityką prywatności zastosowanie mają przepisy powszechnie obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności RODO.

AFK COB zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej polityki prywatności. Aktualny tekst polityki prywatności dostępny będzie każdorazowo na podstronie https://www.afk-cob.pl/polityka-prywatnosci . Informacje o zmianach polityki prywatności zostaną przekazane osobom, które udostępniły stosowne zgody na przetwarzanie danych osobowych w zakresie pozwalającym na przesłanie im przez AFK COB stosownej informacji za pośrednictwem wiadomości e-mail.

Niniejsza polityka prywatności wchodzi w życie wraz z dniem 29.10.2018r.