Jak przygotować firmę do KSeF? O czym pamiętać?

Zagadnienie KSeF i to jak wygląda wdrożenie w firmie nowego systemu to kwestia, która interesuje coraz więcej przedsiębiorców. Rewolucja w fakturowaniu nadchodzi szybciej, niż mogłoby się wydawać – od 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowym narzędziem dla większości polskich firm. Dzięki nowoczesnej platformie Ministerstwa Finansów proces wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur stanie się prostszy, szybszy i bardziej przejrzysty. Czy Twoja firma jest gotowa na tę ważną zmianę? Przygotuj się na przyszłość fakturowania już dziś!

Spis treści:

• KSeF jak wygląda wdrożenie w firmie – harmonogram wdrożenia i obowiązki
• Wprowadzanie KSeF – od kiedy obowiązkowy dla dużych podatników? Od 1 lutego 2026 roku
• Jakie firmy muszą korzystać z KSeF od 1 kwietnia 2026 roku?
• KSeF a jednoosobowa działalność oraz mikrofirmy – regulacje od 2027 roku
• Wyjątki i szczególne przypadki – możliwość korzystania z tradycyjnych faktur
• Jak przygotować firmę do KSeF?
• Analiza obecnych procesów fakturowania
• Wybór odpowiedniego narzędzia do pracy z fakturami ustrukturyzowanymi
• Uzyskanie dostępu do systemu KSeF
• Generowanie certyfikatu i tokenów dostępowych
• Testowanie systemu
• Jak przygotować firmę do KSeF – dostosowanie procesów i systemów
• Dostosowanie oprogramowania księgowego
• Nadanie uprawnień użytkownikom
• Weryfikacja danych kontrahentów
• Ustalenia z biurem rachunkowym
• Opracowanie procedur awaryjnych
• Podsumowanie

KSeF jak wygląda wdrożenie w firmie – harmonogram wdrożenia i obowiązki

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to proces o jasno określonych ramach czasowych i obowiązkach, które różnią się w zależności od wielkości przedsiębiorstwa. W związku z nowelizacją przepisów podatkowych firmy muszą odpowiednio przygotować się do obowiązkowego korzystania z systemu. Krajowy System e-Faktur stanowi podstawę przyszłej rewolucji w fakturowaniu elektronicznym.

Wprowadzanie KSeF – od kiedy obowiązkowy dla dużych podatników? Od 1 lutego 2026 roku

Od 1 lutego 2026 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkowe dla podatników, których roczny obrót przekroczył 200 milionów złotych w 2024 roku. Dotyczy to przede wszystkim dużych przedsiębiorstw, które prowadzą intensywną działalność handlową lub produkcyjną. Wymóg ten oznacza konieczność wystawiania i odbierania faktur wyłącznie za pośrednictwem systemu KSeF, w formacie pliku XML zgodnym z ustalonymi wytycznymi technicznymi.

W związku z tym firmy te muszą w pierwszej kolejności dostosować posiadane systemy fakturowania i księgowości, zapewnić integrację z systemem KSeF oraz wdrożyć wewnętrzne procedury zarządzania fakturami ustrukturyzowanymi. Równocześnie ważne jest odpowiednie przeszkolenie zespołów odpowiedzialnych za fakturowanie i księgowość, które będą operacyjnie obsługiwać system.

Jakie firmy muszą korzystać z KSeF od 1 kwietnia 2026 roku?

Jakie firmy muszą korzystać z KSeF po tym terminie? Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek korzystania z systemu KSeF obejmie wszystkich pozostałych podatników VAT. To oznacza, że małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP), jak również osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), będą zobligowane do pełnego przejścia na e-fakturowanie w ramach krajowego systemu. Nasze biuro rachunkowe we Wrocławiu może w tym procesie okazać się nieocenionym wsparciem w organizacji całego procesu.

KSeF a jednoosobowa działalność oraz mikrofirmy – regulacje od 2027 roku

Dla najmniejszych przedsiębiorców przewidziano szczególne przepisy dotyczące terminu wdrożenia. Jednoosobowe działalności gospodarcze oraz mikrofirmy, które dokumentują sprzedaż fakturami na kwotę nieprzekraczającą 10 000 zł miesięcznie, zostaną objęte obowiązkiem korzystania z KSeF od 1 stycznia 2027 roku. KSeF i jednoosobowa działalność to relacja, która została specjalnie uregulowana z uwzględnieniem możliwości finansowych i organizacyjnych najmniejszych firm.

To wydłużenie terminu ma na celu umożliwienie mikroprzedsiębiorcom lepszego przygotowania się do zmian. Mimo to już teraz warto rozpocząć analizę procesów fakturowania, zapoznać się z wymogami technicznymi systemu oraz rozważyć wybór odpowiednich narzędzi wspierających wystawianie faktur ustrukturyzowanych. Wcześniejsze przygotowanie zminimalizuje ryzyko problemów w momencie wejścia przepisów w życie i pozwoli uniknąć kosztownych błędów.

Wyjątki i szczególne przypadki – możliwość korzystania z tradycyjnych faktur

Pomimo ogólnego obowiązku korzystania z KSeF, ustawodawca przewidział wyjątki dla przedsiębiorców, którzy nie przekraczają określonego poziomu sprzedaży. Firmy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł i które nie są czynnymi podatnikami VAT, mogą nadal wystawiać faktury w sposób tradycyjny – papierowy lub elektroniczny poza systemem KSeF.

To rozwiązanie ma na celu ograniczenie obciążenia administracyjnego dla najmniejszych podmiotów gospodarczych oraz uwzględnia ich ograniczone zasoby techniczne. Warto jednak pamiętać, że nawet jeśli firma spełnia warunki do korzystania z tego wyjątku, dobrowolne wdrożenie KSeF może przynieść długoterminowe korzyści, takie jak lepsza kontrola nad dokumentacją, szybsze przetwarzanie faktur oraz większe bezpieczeństwo danych.

Jak przygotować firmę do KSeF?

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur staje się realnym wyzwaniem dla firm, które zostaną objęte obowiązkiem korzystania z tego rozwiązania. Konieczność przystosowania się do nowych regulacji oznacza nie tylko zmianę technologiczną, lecz także organizacyjną. Poniżej przedstawiamy kompleksowy plan działania, który minimalizuje ryzyko błędów, opóźnień i niezgodności z przepisami.

Analiza obecnych procesów fakturowania

Podstawowym krokiem w przygotowaniu do wdrożenia systemu KSeF jest dokonanie przeglądu obecnych procedur obiegu dokumentów w firmie. Warto zidentyfikować obszary wymagające reorganizacji, takie jak:

• ręczne wystawianie faktur – generuje błędy, wydłuża czas realizacji i ogranicza skalowalność;
• brak integracji systemów – księgowość, sprzedaż i magazyn funkcjonują w odrębnych środowiskach, co zwiększa ryzyko rozbieżności danych;
• niewystarczająca kontrola dokumentów – brak cyfrowych ścieżek akceptacji i archiwizacji faktur.

Analiza tych elementów pozwala zbudować solidne podstawy do dalszego wdrażania systemu oraz pozwala lepiej zrozumieć, jak wygląda wdrożenie KSeF w firmie. Świadczone przez nas usługi księgowe we Wrocławiu to też profesjonal­ne wsparcie w zakresie analizy obecnych procesów wewnętrznych.

Wybór odpowiedniego narzędzia do pracy z fakturami ustrukturyzowanymi

Kolejnym etapem jest wybór narzędzia służącego do wystawiania i przesyłania faktur w formacie XML, zgodnych z wytycznymi KSeF. Do dyspozycji przedsiębiorców są:

• darmowe rozwiązania Ministerstwa Finansów – Aplikacja Podatnika KSeF, dostępna online i w wersji instalacyjnej (rozwiązanie podstawowe, pozbawione funkcji integracyjnych);
• komercyjne programy zintegrowane z KSeF – m.in. Enova365, które oferują zaawansowane funkcje automatyzacji, raportowania oraz integracji z innymi systemami (np. ERP, CRM).

Dobór rozwiązania powinien być dostosowany do skali działalności, liczby wystawianych dokumentów oraz poziomu automatyzacji procesów.

Uzyskanie dostępu do systemu KSeF

By móc korzystać z systemu, niezbędne jest wcześniejsze uwierzytelnienie użytkownika. Proces ten obejmuje:

• uwierzytelnienie przy pomocy jednego z mechanizmów: Profil Zaufany, podpis kwalifikowany, pieczęć elektroniczna, token lub certyfikat KSeF;
• złożenie formularza ZAW-FA – obowiązkowe dla spółek, fundacji, stowarzyszeń, które wskazują osoby uprawnione do działania w systemie KSeF w ich imieniu.

Prawidłowe przeprowadzenie tego kroku gwarantuje bezpieczny i zgodny z przepisami dostęp do systemu KSeF dla wszystkich użytkowników firmy.

Generowanie certyfikatu i tokenów dostępowych

Certyfikaty oraz tokeny to unikalne, elektroniczne „klucze”, które umożliwiają integrację systemu sprzedażowego lub ERP z KSeF. Dzięki nim faktury ustrukturyzowane mogą być przesyłane automatycznie, bez potrzeby każdorazowego logowania. To rozwiązanie szczególnie istotne przy dużej liczbie dokumentów lub w sytuacji, gdy faktury wystawiane są z różnych stanowisk roboczych. Generowanie tokenów odbywa się wewnątrz systemu KSeF i powinno być wykonane przez osobę z odpowiednimi uprawnieniami.

Testowanie systemu

Po skonfigurowaniu narzędzi i nadaniu uprawnień warto przeprowadzić testową integrację. Obejmuje ona:

• wystawienie faktury testowej w środowisku demo KSeF – pozwala upewnić się, że dane są poprawnie formatowane i przesyłane w formacie XML;
• weryfikację struktury dokumentu – zgodność z wymaganiami technicznymi jest niezbędna dla uzyskania akceptacji w systemie;
• otrzymanie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) – stanowi dowód przekazania dokumentu do systemu.

Testowanie pozwala uniknąć najczęstszych błędów i zapewnia sprawne działanie systemu od momentu wejścia w życie obowiązku.

Jak przygotować firmę do KSeF – dostosowanie procesów i systemów

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur stanowi duże wyzwanie organizacyjne i technologiczne dla firm każdej wielkości. Niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, czy zarządzasz średnim przedsiębiorstwem, fundamentalne jest odpowiednie przygotowanie procesów i systemów wewnętrznych.

Dostosowanie oprogramowania księgowego

Pierwszym krokiem jest weryfikacja posiadanego oprogramowania księgowego lub ERP pod kątem integracji z systemem KSeF. Faktury w nowym systemie muszą być przekazywane w formacie XML, zgodnie ze specyfikacją Ministerstwa Finansów. Jeżeli obecne oprogramowanie nie pozwala na automatyczne generowanie i wysyłanie faktur ustrukturyzowanych, konieczna może być jego aktualizacja lub wymiana na bardziej zaawansowane narzędzie.

Nadanie uprawnień użytkownikom

W ramach przygotowań do pracy z KSeF niezbędne jest zdefiniowanie ról i uprawnień dla pracowników, księgowych oraz ewentualnych zewnętrznych partnerów. Dzięki temu możliwe jest efektywne zarządzanie dostępem do systemu, co zwiększa bezpieczeństwo danych finansowych. Kwestie te szczególnie zyskują na znaczeniu w firmach, w których procesy fakturowania są realizowane przez różne działy lub osoby. W systemie KSeF można przypisać odpowiednie prawa do wystawiania, przeglądania i raportowania dokumentów, co wymaga wcześniejszego przemyślenia struktury organizacyjnej i przepływu informacji.

Weryfikacja danych kontrahentów

Jednym z istotnych aspektów przygotowania jest dokładna weryfikacja danych kontrahentów – w szczególności numerów NIP, adresów oraz pełnych nazw podmiotów. System KSeF działa w pełni automatycznie i każda niezgodność w danych może skutkować odrzuceniem faktury ustrukturyzowanej przez platformę. Warto więc już na etapie wdrażania systemu przeprowadzić audyt bazy klientów i dostawców oraz wprowadzić mechanizmy automatycznej walidacji danych przy wystawianiu dokumentów. Takie podejście nie tylko minimalizuje ryzyko błędów, ale też zwiększa efektywność całego procesu obiegu dokumentów.

Ustalenia z biurem rachunkowym

Dla firm korzystających z usług biura rachunkowego kluczowe jest precyzyjne określenie zasad współpracy w kontekście nowego systemu. Należy ustalić, kto odpowiada za wystawianie i przesyłanie faktur KSeF, jak będzie odbywać się odbiór faktur kosztowych oraz w jaki sposób księgowość będzie miała dostęp do dokumentów w systemie. Najlepszym rozwiązaniem jest nadanie biuru rachunkowemu stałych uprawnień w KSeF i wdrożenie procedur umożliwiających automatyczny dostęp do dokumentacji – co znacząco upraszcza proces księgowania i dekretowania.

Opracowanie procedur awaryjnych

Nawet najlepiej przygotowany system może napotkać problemy techniczne, dlatego niezbędne jest stworzenie procedur awaryjnych zapewniających ciągłość działania w przypadku niedostępności systemu KSeF. Ministerstwo Finansów przewiduje możliwość korzystania z trybu offline, który umożliwia późniejsze przesłanie faktur do systemu. Firmy powinny opracować wewnętrzne instrukcje postępowania w takich sytuacjach, a także zadbać o odpowiednie przeszkolenie pracowników. Dobre przygotowanie w tym zakresie ułatwia szybkie działanie podczas awarii i minimalizuje ryzyko opóźnień w realizacji obowiązków podatkowych.

Podsumowanie

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to krok, którego nie da się uniknąć, niezależnie od wielkości firmy. Niezbędne jest zrozumienie harmonogramu wdrożenia, wybór odpowiedniego oprogramowania do faktur ustrukturyzowanych oraz przeszkolenie pracowników. Szczególnie małe przedsiębiorstwa powinny zaplanować ten proces z wyprzedzeniem, by uniknąć problemów operacyjnych. KSeF to nie tylko obowiązek prawny, ale także szansa na automatyzację, redukcję błędów, bezpieczne przechowywanie dokumentów przez 10 lat i oszczędność czasu. Dlatego warto zacząć przygotowania już dziś: przeanalizować procesy fakturowania, wypróbować systemy w wersji demo i skorzystać z oferowanych przez Ministerstwo Finansów darmowych narzędzi. Zapraszamy do odwiedzenia www.afk-cob.pl, gdzie znajdziesz wsparcie i najlepsze rozwiązania, które pomogą Twojej firmie płynnie przejść przez wdrożenie KSeF i skutecznie usprawnić codzienną pracę. Nie zwlekaj – zadbaj o przyszłość swojej firmy już teraz!