KSeF

Faktura ustrukturyzowana FA(2) – definicja, wystawianie i odbieranie poprzez KSeF

Faktura ustrukturyzowana FA(2) to faktura, która zawiera odpowiednie, zdefiniowane w przepisach informacje i ma specjalną strukturę. E-faktura KSeF to plik XML, generowany według określonego wzorca. Platforma KSeF umożliwia także jej wizualizację w formacie PDF. Faktura ustrukturyzowana jest udostępniana i otrzymywana przy użyciu interfejsu KSeF. Ma przydzielony przez system numer identyfikacyjny. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu, w którym zostaje przesłana do systemu. Wówczas dokument jest weryfikowany w oparciu o wzór faktury ustrukturyzowanej. Jeśli jego odbiorca nie wyraził akceptacji, faktura zostanie mu przesłana w postaci z nim uzgodnionej.

Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić przy użyciu dotychczasowego oprogramowania finansowo-księgowego zintegrowanego z KSeF. Należy sprawdzić, czy operator przewiduje taką integrację, w jakim terminie oraz czy będzie pobierał z tego tytułu dodatkowe wynagrodzenie

Ministerstwo Finansów udostępniło narzędzia, za pomocą których możliwe jest wystawienie
faktury ustrukturyzowanej:

• aplikacja e-mikrofirma
• aplikacja KSeF

Na ten moment nie są one jednak na tyle rozbudowane, żeby umożliwić integrację
z oprogramowaniem podatników. Dedykowane są przedsiębiorcom, których
średniomiesięczna ilość wystawianych faktur jest bardzo mała.

Zalety i korzyści płynące z KSeF

Zdecydowanie się na KSeF przynosi wiele korzyści dla przedsiębiorców, w tym:

– uproszczenie archiwizacji – KSeF przejmuje na siebie obowiązki związane z przechowywaniem i archiwizacją faktur, co wyklucza konieczność przechowywania ich w formie papierowej przez przedsiębiorców;

– usprawnienie kontroli VAT – jeden scentralizowany system e-faktur umożliwia podmiotom państwowym łatwiejsze monitorowanie transakcji zakupu i sprzedaży. Dzięki temu kontrole na gruncie VAT stają się bardziej efektywne;

– bezpieczeństwo i standaryzacja – jednolity format faktur eliminuje wiele błędów i nieścisłości podatkowych. Ponadto system gwarantuje, że faktura zostanie dostarczona w czasie rzeczywistym;

– automatyzacja procesów – dzięki KSeF procesy fakturowania i księgowania są bardziej zautomatyzowane, co nie tylko przyspiesza procedury, ale również zmniejsza ryzyko błędów;

– szybsze zwroty VAT – dla tych, którzy korzystają z systemu, czas oczekiwania na zwrot VAT został skrócony z 60 do 40 dni;

– łatwy dostęp do faktur – użytkownicy mogą łatwo przeglądać i pobierać faktury przez system, eliminując tym samym problemy związane z zagubionymi dokumentami wysłanymi tradycyjną pocztą lub e-mailem;

– wsparcie ze strony rządu – przystąpienie do KSeF jest obecnie dobrowolne, ale rząd oferuje liczne zachęty dla tych, którzy zdecydują się na tę opcję, takie jak zwolnienie z pewnych obowiązków administracyjnych.

Podsumowując, KSeF nie tylko upraszcza i automatyzuje procesy fakturowania i księgowania, ale także przynosi realne korzyści finansowe i operacyjne dla przedsiębiorców. Jego wdrożenie to krok ku nowocześniejszemu i bardziej efektywnemu zarządzaniu finansami firmy.

Sankcje (wchodzą w życie od 01.01.2025r.)

Art. 106ni. ust. 1. Jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi określonemu w:

• art. 106ga ust. 1 – nie wystawił faktury przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur
• art. 106nf ust. 1 lub art. 106nh ust. 1 – wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem
• art. 106nf ust. 6 lub art. 106nh ust. 2 – nie przesłał w terminie faktury do Krajowego Systemu e-Faktur

Naczelnik Urzędu Skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną wynoszącą do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną wynoszącą do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Wpływy z kary pieniężnej stanowią dochód budżetu państwa. Karę pieniężną uiszcza się, bez wezwania Naczelnika Urzędu Skarbowego, na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu tej kary.
 

Jak zacząć korzystać z KSeF?

Obecnie na KSeF mogą zdecydować się:

• przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
• przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
• podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Aby skorzystać z Krajowego Systemu e-Faktur należy posiadać podpis zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowaną pieczęć elektroniczną lub token wygenerowany przez KSeF. Pierwsze logowanie należy przeprowadzić na podstronie rządowej: Krajowy System e-Faktur (KSeF).

Krajowy System e-Faktur a biuro rachunkowe

Pierwotne uprawnienia do zarządzania fakturami w ramach KSeF ma podatnik. Może on jednak wskazać podmioty uprawnione do wystawiania faktur. Dlatego chociaż główny ciężar odpowiedzialności za zarządzanie fakturami w KSeF spoczywa na przedsiębiorcach, biura rachunkowe są często tymi, które faktycznie zajmują się operacjami fakturowania w ich imieniu. Warto podkreślić, że oprogramowanie wykorzystywane przez biura rachunkowe musi być w pełni kompatybilne z KSeF. Dzięki temu możliwe jest sprawne wysyłanie faktur zgodnych z normami systemu. Dlatego wybór odpowiedniego biura rachunkowego jest kluczowy, aby zapewnić bezproblemowe funkcjonowanie w systemie KSeF. Jeśli zastanawiasz się nad tym krokiem, biuro rachunkowe AFK to doskonały wybór. Dlaczego? Oto kilka powodów:

– posiadamy bogate doświadczenie w zakresie fakturowania elektronicznego,

– korzystamy z zaawansowanego oprogramowania, które jest w pełni zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur,

– w AFK zawsze dostosowujemy się do indywidualnych potrzeb naszych klientów. Dzięki temu masz pewność, że wszelkie kwestie związane z KSeF zostaną załatwione w sposób, który najlepiej odpowiada Twojemu biznesowi,

– oprócz obsługi KSeF, biuro rachunkowe AFK oferuje szeroką gamę usług księgowych, kadrowo-płacowych i doradczych, które pomogą Ci zoptymalizować finanse Twojej firmy,

– dbamy o prywatność i bezpieczeństwo Twoich danych.

Wybierając biuro rachunkowe AFK, inwestujesz w pewność i profesjonalizm. Niezależnie od tego, czy jesteś małym przedsiębiorcą, czy prowadzisz duży biznes, możesz liczyć na nasze wsparcie w obszarze KSeF i nie tylko. Skontaktuj się z nami już dziś i przekonaj się, jak możemy pomóc Twojej firmie osiągnąć sukces w cyfrowej erze fakturowania.