Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów?
Masz własną firmę? Zastanawiasz się, jak prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów? Dzięki nam dowiesz się, jak poprawnie księgować wydatki i przychody. Wyjaśnimy ważne kwestie dotyczące KPiR: kto ją prowadzi i jakie przepisy obowiązują przedsiębiorców. Udzielimy także kilku przydatnych wskazówek. Dowiedz się więcej o podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów!
Księga Przychodów i Rozchodów – definicja
Wiele osób, słysząc KPiR nie wie, co to jest – rozwiejemy więc wszystkie wątpliwości. Księga Przychodów i Rozchodów to uproszczona forma ewidencji podatkowej. Polega na dokumentowaniu wszystkich przychodów i kosztów poniesionych przez firmę. Jest niezbędna, by rozliczyć się z urzędem skarbowym (PIT-5/PIT-5L), gdyż dzięki niej można ustalić wysokość dochodu podlegającego opodatkowaniu, wielkość należnego podatku oraz podstawę opodatkowania. To więc nieskomplikowana forma prowadzenia księgowości.
Kto musi prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów?
Kto prowadzi KPiR? Obowiązek prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów dotyczy osób fizycznych prowadzący jednoosobową, pozarolniczą działalność gospodarczą oraz spółek cywilnych, partnerskich i jawnych, w których przychody netto ze sprzedaży w poprzednim roku nie przekroczyły równowartości 2.000.000 euro, gdy ich właścicielem jest osoba fizyczna (nawet po jednorazowym przekroczeniu tej kwoty należy prowadzić księgi pełne). Ważny jest także fakt, że przedsiębiorcy korzystający z księgi muszą być rozliczani na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym. Dodatkowo konieczność prowadzenia KPiR dotyczy także:
- osób prowadzących działalność gospodarczą na podstawie umów agencyjnych i umów zlecenia,
- osób prowadzących działy specjalne produkcji rolnej, jeśli zgłoszą taki zamiar,
- duchownych, którzy zrezygnowali z prawa do korzystania ze zryczałtowanego podatku dochodowego,
- armatorów (zdefiniowanych na podstawie Ustawy o podatku tonażowym).
Prowadzenie KPiR – przepisy
Informacje dotyczące tego, jak prowadzić podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów znajdują się w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów.
Dowodami księgowymi zapisywanymi w KPiR są faktury sprzedaży i zakupu, faktury korygujące, rachunki, opłaty skarbowe, sądowe i pocztowe oraz dokumenty celne.
Sposób prowadzenia KPiR
KPiR może być prowadzona w tradycyjnej papierowej formie lub elektronicznie za pomocą programów komputerowych. Coraz więcej przedsiębiorców wybiera tę drugą formę, gdyż jest bardziej intuicyjna i mniej czasochłonna. Obecnie nie ma także obowiązku drukowania elektronicznej księgowości, dzięki czemu nie zajmuje ona cennego miejsca w biurze. Prowadząc komputerową księgę, trzeba jednak pamiętać o kilku zasadach. Najważniejsze z nich to:
- konieczność sformułowania na piśmie sposobu obsługi programu komputerowego używanego do księgowości,
- dane elektroniczne powinny być przechowywane na nośniku danych zabezpieczonych przed zniszczeniem lub zniekształceniem,
- wykorzystywanie programu komputerowego, który umożliwia łatwy dostęp do treści i wydrukowanie danych w porządku chronologicznym.
Budowa Księgi Przychodów i Rozchodów
Jak prawidłowo prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów? Przede wszystkim musi być ona spójna i sumienna. Każdą Księgę Przychodów i Rozchodów tworzy się według określonego schematu. Muszą się w niej znaleźć:
- numery porządkowe (na każdej stronie księgi),
- daty uzyskanego przychodu lub poniesionych kosztów,
- numery dowodu zakupu, na podstawie którego dokonuje się wpisu,
- dane podmiotów gospodarczych, z którymi zawarto transakcję,
- adresy kontrahentów, z którymi prowadzone były transakcje,
- typy transakcji,
- wartość sprzedaży produktu,
- pozostałe przychody (np. przychody z odpłatnego zbycia majątku firmy),
- zsumowanie kwoty ze sprzedaży i pozostałych przychodów,
- informacje o wartości zakupionych materiałów,
- koszty poniesione podczas zakupu,
- wysokość wypłacanych wynagrodzeń pracowników,
- pozostałe koszty (np. wydatki za media),
- zsumowanie wypłat dla pracowników z innymi kosztami,
- inne zaległości gospodarcze,
- koszty wynikające z badań i rozwoju firmy,
- miejsce na uwagi.
Księga przychodów i rozchodów – o czym pamiętać?
Księga podatkowa powinna być prowadzona i przechowywana w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej lub w innym wskazanym przez podatnika miejscu (np. siedzibie podatnika). KPiR należy przechowywać przez 5 lat. O czym jeszcze warto pamiętać? Przede wszystkim o tym, że w dowodach księgowych (np. fakturach) nie wolno wprowadzać zmian. Gdy zauważysz w nich błąd, musisz wystąpić o jego korektę.
Wiesz już, jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów, ale jeśli nadal nie czujesz się pewnie, rozliczając wydatki i przychody w KPiR, wybierz nasze biuro rachunkowe. Specjaliści AFK-COB wykonają wszystkie niezbędne czynności za Ciebie. Nasze usługi księgowe we Wrocławiu to pewny wybór. Sprawdź także inne nasze usługi takie jak rejestracja działalności gospodarczej. Zapraszamy do skontaktowania się z nami!
Zobacz więcej:
