Błędy na fakturze – jak je poprawić?

Człowiek to istota omylna, której zdarzają się pomyłki. Nic więc dziwnego, że w przypadku przedsiębiorców dość powszechne są błędy na fakturze, które spędzają sen z powiek niejednemu właścicielowi firmy. Trzeba uważać, aby nie popełniać pomyłek, ale gdy już się zdarzą, musimy podjąć pewne kroki. Jak się za to zabrać zależy od rodzaju błędu, co więcej czasami nie trzeba wcale ich poprawiać.

AFK Centrum Obsługi Biznesu prowadzi biuro rachunkowe we Wrocławiu, które chętnie wyręczy przedsiębiorcę w prowadzeniu księgowości i przygotowywaniu dla niego niezbędnych dokumentów. Jednak, jeśli chcesz sam dokonać poprawek na fakturze, doradzimy Ci, jak zrobić to najlepiej.

Korekta faktury – najważniejsze informacje

Jeśli wystawiając fakturę dla klienta, popełniłeś jakiś błąd, musisz go skorygować. Nie możesz poprosić, aby jej odbiorca oddał Ci dokument lub go wyrzucił, a Ty wystawisz mu nowy. Na przedsiębiorcy ciąży obowiązek dokumentowania wszystkich transakcji i przechowywania danych, więc każda faktura powinna być zachowana do wglądu, nawet ta poprawiana. Jak zmienić błędne informacje na takim dokumencie?

Korekta faktury może być przeprowadzona na dwa sposoby. Jednym z nich jest faktura korygująca, czyli wystawienie nowego dokumentu, na którym pojawią się właściwe informacje. Drugim, jest nota korygująca do faktury, poprawiająca jedynie dane formalne. Kto wystawia te dokumenty i co powinny zawierać?

Faktura korygująca – kiedy ją wystawić?

Faktura korygująca wystawiana jest wyłącznie przez sprzedawcę lub usługodawcę, czyli tę osobę, która wystawiła pierwotny dokument. Jest to konieczne w sytuacji, gdy doszło do pomyłki w danych lub zmieniły się warunki transakcji. Oznacza to sytuacje, gdy na dokumencie pojawił się błąd w którejkolwiek pozycji, a przede wszystkim cenie, kwocie podatku czy przyjętej stawce VAT.

Faktura korygująca wystawiana jest również wtedy, gdy klient zwrócił nam towar lub gdy kupujący otrzymał rabat czy doszło do innego obniżenia ceny. Faktura musi zostać wystawiona również w sytuacji, gdy zwracamy nabywcy całość lub część zapłaty, lub zapomnieliśmy dodać dopisek „mechanizm podzielonej płatności”, a powinniśmy go zawrzeć.

Co powinna zawierać faktura korygująca?

Faktura korygująca in minus lub in plus powinna zawierać poprawione dane dotyczące danej transakcji. Poza tradycyjnymi informacjami jak nazwa nabywcy/wystawcy, NIP nabywcy/wystawcy, adres obu stron, data zakupu lub realizacji usługi, nazwy towaru lub usługi, w widocznym miejscu należy również umieścić nazwę „faktura korygująca” lub ewentualnie „korekta”.

Należy też zawrzeć informację na temat przyczyny korekty, czyli wyjaśnić skąd zmiana w danych np. błąd w cenie, upust czy błędna liczba egzemplarzy. Poza tym na dokumencie powinny znaleźć się kolejny numer i data wystawienia. Co ważne, należy uzyskać potwierdzenie, że nabywca otrzymał fakturę korygującą.

Nota korygująca – co to jest?

Innym sposobem na poprawę błędu jest wystawienie noty korygującej – wzór bez problemu znajdziesz w Internecie, ale z łatwością przygotujesz ją też samodzielnie. W tym przypadku jest ona przygotowywana przez nabywcę i wysyłana do wystawiającego. Jest konieczna w sytuacji, gdy kupujący zauważy błędy formalne na oryginalnym dokumencie, czyli pomyłkę w nazwie firmy, adresie, numerze NIP czy dacie wydarzenia. Podobnie jak przy fakturze tak i nota korygująca może być wystawiona, gdy zabrakło adnotacji o „mechanizmie podzielonej płatności”, a sprzedawca powinien ją umieścić.

Jakie informacje umieścić na nocie korygującej?

Przygotowując dokument, należy umieścić w widocznym miejscu napis „nota korygująca”. Poza tym muszą znajdować się na nim kolejny numer i data wystawienia, dane podatnika i nabywcy, dane z korygowanej faktury oraz wskazanie tego, co jest poprawiane i jak wygląda prawidłowa treść. Nota wymaga akceptacji wystawcy oryginalnej faktury, na przykład ustnie czy mailowo. Można ją wystawić w formie elektronicznej.

Czy są błędy, których nie trzeba poprawiać?

Wystawiana w pośpiechu faktura może zawierać też błędy, które nie wpływają na jej czytelność oraz możliwość identyfikacji nabywcy i kupującego i nie trzeba ich poprawiać. Na przykład literówki takie jak „Michła”, zamiast „Michał” można zostawić. Przesłanką do korekty będzie jednak imię „Jan”, gdy powinien być „Michał”.

Błędy w nazwie firmy we fragmencie po imieniu i nazwisku przedsiębiorcy, które według kodeksu cywilnego są jej właściwą nazwą, również możemy pominąć. Korekty nie wymagają również pomyłki w nieobowiązkowych elementach np. terminie i sposobie zapłaty, słowach „oryginał” i „kopia” czy w uwagach.

Podsumowanie

Błędy na fakturze mogą przytrafić się najbardziej doświadczonym przedsiębiorcom, ale mamy kilka możliwość ich usunięcia. Jeśli ktoś ma wątpliwość, czy poradzi sobie z wystawianiem tak istotnych dokumentów, może wybrać usługi księgowe we Wrocławiu. W ten sposób powierzymy to zadanie osobom wyczulonym na tego typu pomyłki, unikniemy ich i zaoszczędzimy dużo czasu i nerwów.