Kompleksowy poradnik: Jak skutecznie przygotować i złożyć sprawozdanie finansowe

Sprawozdanie finansowe stanowi bardzo ważny dokument w działalności każdej spółki. Odzwierciedla kondycję finansową firmy na koniec roku obrotowego. Jest to raport, który przedstawia obraz finansowej sytuacji przedsiębiorstwa. Proces przygotowania tego dokumentu obejmuje jego sporządzenie w formie elektronicznej, następnie podpisanie i złożenie w wersji cyfrowej przez system KRS lub S24. W skład sprawozdania finansowego wchodzą trzy główne elementy: bilans, rachunek zysków i strat oraz sprawozdanie z przepływów pieniężnych. Każdy z nich dostarcza istotnych informacji na temat finansowej kondycji spółki. W naszym poradniku szczegółowo omówimy, jak przygotować to ważne sprawozdanie, krok po kroku.

Sprawozdanie finansowe – dlaczego jest tak ważne?

Sprawozdania finansowe stanowią podstawę w procesie raportowania finansowego każdej organizacji. Są nie tylko narzędziem do dokumentowania kondycji finansowej przedsiębiorstwa, ale także istotnym źródłem informacji dla inwestorów, wierzycieli oraz innych zainteresowanych stron.

Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych dotyczy przedsiębiorstw, których przychody osiągają określoną wysokość lub które posiadają określony status prawny. Mowa tutaj np. o przedsiębiorstwach, które zgodnie z przepisami prawnymi są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Obejmuje to firmy osiągające określoną wysokość przychodów lub posiadające określony status prawny, takie jak spółki kapitałowe czy inne podmioty wymienione w ustawie o rachunkowości.

Przedsiębiorstwa, które dobrowolnie wybrały prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości, także mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych. Nawet jeśli nie są zmuszone do tego na mocy przepisów prawa, często same decydują się na prowadzenie pełnej księgowości w celu lepszego zarządzania finansami oraz zapewnienia transparentności działalności.

Kluczowe elementy sprawozdania finansowego

Kluczowe elementy sprawozdania finansowego obejmują m.in. bilans, który prezentuje aktywa, pasywa oraz kapitał własny, rachunek zysków i strat, w którym przedstawiane są przychody, koszty oraz zyski lub straty. To również sprawozdanie z przepływów pieniężnych, które prezentuje zmiany w pozycjach pieniężnych organizacji. Dodatkowo do sprawozdania można załączyć informacje uzupełniające, takie jak noty objaśniające lub opinie audytora. Nie są wymagane, ale mogą dostarczyć dodatkowego kontekstu i zrozumienia dla odbiorców sprawozdań finansowych.

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?

Podpisywanie sprawozdań finansowych może być dokonane przez osoby upoważnione do reprezentacji podmiotu. To np. członkowie zarządu lub inne osoby mające odpowiednie pełnomocnictwa. Podpis na dokumencie ma znaczenie prawnie i finansowe, ponieważ stanowi potwierdzenie zgodności przedstawionych danych z rzeczywistością oraz wyraża poniesienie odpowiedzialności za ich prawdziwość. Konsekwencje prawne podpisu mogą obejmować odpowiedzialność karną oraz cywilną w przypadku wystąpienia nieprawidłowości lub fałszerstw w sprawozdaniu finansowym.

Zmiany w przepisach dotyczących podpisywania sprawozdań

Ostatnia aktualizacja przepisów dotyczących podpisywania sprawozdań miała miejsce w 2022 roku. Nowelizacja wprowadziła przepis ust. 2b do art. 52 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym w przypadku posiadania przez spółkę wieloosobowego organu kierowniczego, sprawozdanie finansowe będzie mogła podpisać nawet jedna osoba wchodząca w skład tego organu. Ta zmiana ma na celu ułatwienie procedury podpisywania sprawozdań finansowych dla spółek, które posiadają organ kierowniczy składający się z wielu osób, umożliwiając podpisanie dokumentu przez jedną z nich.

Sprawozdanie finansowe – do kiedy trzeba je złożyć?

Każda firma jest zobowiązana do przygotowywania sprawozdań finansowych, które przedstawiają jej sytuację ekonomiczną i finansową na koniec określonego okresu, zwykle roku obrotowego. W Polsce przepisy nakładają obowiązek podpisania tych dokumentów w określonym czasie. W przypadku sprawozdań finansowych spółki, termin na ich podpisanie upływa zwykle po trzech miesiącach od zakończenia roku obrotowego, czyli do 31 marca kolejnego roku.

Podpisanie sprawozdania finansowego jest ważnym krokiem, który potwierdza autentyczność dokumentu oraz odpowiedzialność za przedstawione w nim dane. Firmy mogą skorzystać z różnych sposobów podpisywania sprawozdań, ale ważne jest, aby wybrać sposób zgodny z obowiązującymi przepisami. W Polsce popularnymi metodami są podpisanie za pomocą Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.

Kiedy i jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?

Proces składania sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) wymaga przestrzegania określonych procedur i terminów. Najpierw należy przygotować wymagane dokumenty, takie jak roczne sprawozdanie finansowe oraz inne niezbędne załączniki. Następnie, sprawozdanie to powinno być złożone do KRS w ustalonym terminie, zwykle nie później niż 15 dni po jego zatwierdzeniu przez organ uprawniony do tego celu.

E-sprawozdanie finansowe – jak to zrobić?

Gdy firma jest zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), otwiera się dla niej możliwość wykorzystania bezpłatnej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe. To wygodne narzędzie, które znacząco ułatwia proces tworzenia sprawozdań. Eliminuje konieczność korzystania z tradycyjnych formularzy papierowych, co nie tylko przyspiesza, ale także usprawnia całą procedurę.

Krajowy Rejestr Sądowy – sprawozdanie finansowe krok po kroku

1 Przygotowanie dokumentu w postaci elektronicznej

• Sprawozdanie musi być zapisane w określonej strukturze i formacie pliku, zgodnie z wymaganiami KRS.
• Można użyć Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego do podpisania dokumentu.

2 Sprawdzenie, kto musi podpisać sprawozdanie finansowe

• Osoba uprawniona do reprezentacji firmy musi podpisać dokument.
• Numer PESEL tej osoby musi być ujawniony w rejestrze KRS.

3 Przygotowanie dokumentów dołączanych do sprawozdania

• Dokumenty muszą być zapisane w formacie umożliwiającym ich odczyt za pomocą programu komputerowego.

4 Złożenie sprawozdania do KRS

• Sprawozdanie można złożyć bezpłatnie do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF).
• Możliwe jest także płatne złożenie przez system S24 (w niektórych przypadkach).

5 Podpisanie dokumentów i zgłoszenia

• Sprawozdanie i załączone dokumenty muszą być podpisane elektronicznie przez osobę uprawnioną do reprezentacji firmy.
• Podpis może być kwalifikowany lub zaufany, a numer PESEL tej osoby musi być ujawniony w rejestrze KRS.

Sprawozdanie finansowe może wydawać się skomplikowane i czasochłonne, nawet pomimo przejrzystości zasad tego procesu. AFK biuro rachunkowe Wrocław oferuje profesjonalne doradztwo i wsparcie księgowe, co umożliwia naszym klientom prowadzenie zgodnej z przepisami działalności. Zachęcamy do sprawdzenia szczegółów oferty: usługi księgowe Wrocław.